Trong một doanh nghiệp, thông thường mỗi bộ phận sẽ có bản mô tả công việc. Cấp trên dựa vào đó để đánh giá mức độ hoàn thiện việc được giao. Căn cứ vào chỉ số KPI công ty sẽ có chế độ đãi ngộ hoặc xử phạt cho từng nhân viên. Vậy KPI là gì? Đâu là cách xây dựng KPI hiệu quả nhất từ trước đến nay? Cần tránh sai lầm gì khi triển khai KPI?
KPI VSM |
KPI là gì?
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator. KPI được cho rằng là thang đo hoàn hảo để nắm bắt năng lực và hiệu quả lao động của từng nhân viên. Vậy cụ thể KPI là gì? Đây là chỉ số đánh giá năng suất lao động phản ánh tiến trình hoàn thành công việc của doanh nghiệp.
Chỉ số KPI là gì? |
Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp
- Doanh nghiệp dễ dàng thống kê và theo dõi khả năng làm việc của nhân viên.
- Đảm bảo mọi kế hoạch, dự định được hoàn thành đúng thời hạn.
- Phát hiện được nhược điểm nếu quá trình hoàn thành chậm, và đâu là những kế hoạch quan trọng để ưu tiên làm trước.
- Giúp quản lý có thể đưa ra chế độ lương hợp lý, từ đó tạo động lực cho nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình.
- Nhân viên nắm được mức độ hoàn thành nhiệm vụ so với các mục tiêu ban đầu.
- Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, nhân viên tự phát hiện thiếu sót và điều chỉnh công việc để kịp thời hoàn thành nhiệm vụ.
Phân loại KPI là gì?
Có nhiều cách phân loại KPI |
KPI đầu ra- output
KPI năng lực - competencies
Phân loại KPI như thế nào? |
KPI hành vi – behavior
Lý do doanh nghiệp thường không đạt KPI là gì?
Lý do doanh nghiệp thường không đạt KPI là gì? |
- Thiếu người quản lý cứng để chuyên theo dõi, giám sát và đề xuất hướng giải quyết kịp thời khi thực hiện KPI.
- Các mục tiêu xây dựng chưa phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
- Chưa xác định rõ mục đích tạo KPI là gì?
- Triển khai KPI chưa rõ ràng, không tập trung vào mục tiêu ban đầu đã đề ra.
- Các mục tiêu trong KPI thiết lập rườm rà, không theo quy trình khiến nhân viên khó thực hiện.
- Trình độ năng lực của nhân viên kém hơn sơ với chỉ số KPI của công ty.
Nguyên tắc xây dựng KPI là gì?
- Đưa ra cụ thể, rõ ràng các mục tiêu (Specific)
- Đo lường và dự định được trước hiệu suất công việc (Measurable)
- Dự tính đạt được kết quả (Attainable)
- Gắn liền với tình hình thực tế của công ty (Relevant)
- Xác định thời hạn hoàn thành KPI cụ thể (Timebound)
Cách xây dựng chỉ số KPI để đạt hiệu quả cao
Xây dựng KPI thế nào để hiệu quả cao? |
Bước 1: Xác định cụ thể người lập ra KPI
- Để xây dựng được KPI thì bắt buộc người đó phải nắm rõ được công việc của từng vị trí trong công ty. Và người lập ra nó thường là trưởng phòng hoặc trưởng ban.
- Với phương pháp này, chỉ số KPI sẽ có tính hiệu cao và thấy được rõ chức năng, ưu điểm của bộ phận.
- Điểm thiếu sót ở đây có lẽ là việc mang đậm tính chủ quan trong việc làm ra hệ thống KPI. Vì vậy, nếu xây dựng KPI theo phương hướng này cần có sự đánh giá, xem xét của những người có chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm trong việc đưa ra chiến lược.
Bước 2: Phân chia rõ nhiệm vụ của từng người trong KPI là gì
- Khi đã nắm được công việc mình phải làm gì, nhân viên sẽ tập trung và trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Mỗi tổ, mỗi người sẽ có những thế mạnh riêng, ưu điểm riêng nếu nắm bắt và khai thác tốt tiềm năng của từng người thì công việc sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
Phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận |
Bước 3: Lập chỉ số đánh giá hiệu suất lao động
Bước 4: Chế độ đãi ngộ, lương thưởng
Cách tính KPI là gì?
- Doanh thu/tổng số nhân viên = Doanh thu trên mỗi nhân viên. Chỉ số trên được xem là dạng cơ bản nhất mà mỗi nhân viên đem lại cho công ty. Hiệu suất này được sử dụng để kiểm tra và đánh giá mức lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Tổng lợi nhuận/tổng số nhân viên = Lợi nhuận của từng nhân viên. Lợi nhuận của mỗi nhân viên sẽ được hiển thị rõ ràng và chia đều theo đầu người nếu tính theo công thức này.
- Cách tính KPI khi hiệu suất KPI của một nhân viên này ảnh hưởng đến lợi nhuận thô của công ty: Cộng thời gian hoàn thành cùng một công việc/số lần nhân viên thực hiện = Tỷ lệ hoàn thành công việc trung bình.
- Nguyên tắc tính KPI dựa vào trọng số
- Nguyên tắc tính KPI dựa vào hiệu suất và giai đoạn.
Sai lầm cần tránh khi triển khai KPI là gì?
Sai lầm cần tránh khi triển khai KPI là gì? |
Không có chiến thuật xây dựng KPI
Quá phụ thuộc vào KPI khi quản lý nhân sự
Phân chia chỉ tiêu KPI không đồng đều
Cần xác định trước chỉ tiêu KPI là gì? |