Sự hấp dẫn của hoạt động marketing trực tuyến đã thu hút không ít các doanh nghiệp đi theo “con đường” này. Và trong mô hình kinh doanh này, chắc chắn việc thiết lập một trang web là không thể thiếu. Tuy nhiên, khá nhiều chủ doanh nghiệp đang loay hoay và phải vật lộn với câu hỏi làm thế nào để quản trị web hiệu quả? Nội dung sau là những kiến thức hữu ích dành cho bạn! 

Quản trị web – Tầm quan trọng và các bước quản lý hiệu quả
Quản trị web – Tầm quan trọng và các bước quản lý hiệu quả

Quản trị web là gì? 

Quản trị web là công việc phát triển web hoặc quản trị hệ thống mạng và máy tính. Chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của việc giữ cho nội dung và thiết kế trang web luôn mới, được sao lưu và đầy đủ chức năng. Đây là một trong những công việc đóng vai trò quan trọng đặc biệt trong thời đại 4.0 ngày nay.

Quản trị web là gì và cần thực hiện những công việc nào?
Quản trị web là gì và cần thực hiện những công việc nào?

Nói cách khác, quản lý website là tập hợp nhiều việc được thực hiện sau khi xây dựng website. Bao gồm: lên nội dung, thêm sản phẩm, xử lý nội dung và hình ảnh phù hợp đảm bảo an toàn trước những kẻ xấu xa, triển khai trải nghiệm người dùng tối ưu… Có thể nói đây là công việc đòi hỏi sự quản lý đa dạng các khối công việc khác nhau mà không phải ai cũng làm được.

Quản trị viên trang web đảm bảo rằng một trang web đang hoạt động bình thường và duy trì hình ảnh mà một công ty hoặc tổ chức muốn truyền tải. Điều này có thể bao gồm như khắc phục sự cố, thiết lập máy chủ web, đảm bảo người dùng có quyền truy cập và lập trình máy chủ. 

Người quản trị web thường có kiến ​​thức kỹ lưỡng về bảo trì web và phát triển web để giúp trang web hoạt động. Cũng như các kỹ năng về phát triển giao diện người dùng góp phần tạo nên sự xuất hiện và khả năng sử dụng của trang web. Web có hoạt động tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào vị trí làm việc này. Vậy vai trò của quản trị web hiện nay ra sao?

Tầm quan trọng của quản trị web là gì?

Quản trị trang web đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của hầu hết mọi công ty trong thế kỷ 21.  Đây là một yếu tố không thể thiếu trong kế hoạch tiếp thị doanh nghiệp của mình bởi những lý do sau:

Tránh lỗi trang web

Nếu không được bảo trì trang web, khách truy cập có thể gặp phải cảnh báo 404, liên kết bị hỏng và các lỗi khác. Việc duy trì và quản trị web của bạn sẽ giúp ngăn ngừa sự tích tụ lỗi và cho khách hàng của bạn biết rằng công ty của bạn là đáng tin cậy và có uy tín. Web hoạt động mượt phần nào khẳng định sự tin cậy trong lòng người tiêu dùng.

Quản trị web sẽ giúp tránh được các lỗi trang web
Quản trị web sẽ giúp tránh được các lỗi trang web

Tránh hình ảnh bị hỏng

Lỗi và hack có thể dẫn đến hình ảnh và đồ họa trang web bị hỏng. Những sai sót này có thể gây ra tình trạng bán hàng mất giá do thiếu thông tin sản phẩm và uy tín thương hiệu bị giảm sút. Đồng thời chúng cũng gây mất mỹ quan, thiếu tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Việc quản trị web sẽ giúp tránh trường hợp này.

Cải thiện SEO

Các trang web không được cập nhật và có lỗi liên kết không hấp dẫn đối với Google. Thật không may, điều này có thể khiến trang web của bạn giảm thứ hạng trong các tìm kiếm của Google có liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Google yêu thích các trang web đang hoạt động hiệu quả và đó là lý do bạn cần quản lý web theo ngày/tuần/tháng và hơn thế nữa.

Duy trì chức năng của trang web

Bằng cách duy trì trang web của bạn đúng cách, người dùng sẽ có thể tận hưởng trải nghiệm trực tuyến nhất quán. Khách truy cập sẽ có thể dễ dàng điều hướng đến thông tin họ cần và rời khỏi cửa hàng trực tuyến của bạn với trải nghiệm tích cực mà họ sẽ ghi nhớ.

Quản lý web sẽ giúp duy trì hoạt động hiệu quả của trang web
Quản lý web sẽ giúp duy trì hoạt động hiệu quả của trang web

Hệ thống nội dung tốt nhất để quản trị web cho doanh nghiệp 

Hệ thống quản lý nội dung nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Điều đó phụ thuộc nhiều vào cách bạn vận hành hàng ngày, nhưng dưới đây sẽ là 3 tùy chọn tốt nhất và được đánh giá cao nhất hiện nay.

Wix

Vẻ đẹp của Wix đến từ sự đơn giản. Nó giống như một bức tranh mà trên đó bất kỳ cá nhân nào, bất kể kinh nghiệm công nghệ có hay không đều có thể bắt đầu thiết kế một trang web hấp dẫn và chuyên nghiệp trong vòng vài phút sau khi đăng ký tài khoản. Bạn sẽ có rất nhiều mẫu để lựa chọn, và bạn có thể thực hiện nhiều tùy chỉnh nếu bạn muốn đi theo lộ trình đó.

Kentico

Kentico phù hợp hơn cho các hoạt động doanh nghiệp lớn phải xử lý nhiều lưu lượng truy cập hoặc muốn các trang web có nhiều chức năng. Phiên bản này đắt tiền hơn nên có thể không phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên về sức mạnh quản trị web của Kentico thì gần như tuyệt đối nên có thể cân nhắc.

WordPress

WordPress đã là tiêu chuẩn vàng để quản lý nội dung trong một thời gian rất dài và nó vẫn được sử dụng rộng rãi cho đến ngày nay. WordPress có chức năng viết blog và xuất bản khá đơn giản, cộng với rất nhiều plug-in và các tính năng bổ sung nếu bạn muốn thử một số công cụ quản lý trang web nâng cao hơn. 

WordPress là phần mềm quản lý nội dung website tốt nhất
WordPress là phần mềm quản lý nội dung website tốt nhất

6 bước để quản trị web của doanh nghiệp hiệu quả

Quản trị webiste doanh nghiệp trên thực tế sẽ có lượng công việc khá lớn hơn bạn nghĩ. Tuy nhiên, chỉ cần thực hiện đủ 6 bước sau thì bạn đã có thể tăng khả năng trang web của bạn sẽ là một trang web tích cực.

Bước 1: Xác định nguồn lực sẵn có

Tìm ra các nguồn lực sẵn có thực sự có thể là phần khó nhất của toàn bộ quy trình quản trị web. Và để làm được điều này, bạn cần:

  • Xác định các bên liên quan: Đưa ra danh sách tất cả những người nên tham gia vào trang web.
  • Gán vai trò cho họ: Tạo một danh sách các vai trò cho trang web và chỉ định từng cá nhân trong số những vai trò đó, với những trách nhiệm được xác định rõ ràng kèm theo.
  • Dành thời gian cho họ: Hãy phân bổ thời gian cụ thể cho từng đối tượng thực hiện nếu bạn không muốn họ dành toàn bộ thời gian trên trang web.

Bước 2: Chọn hệ thống quản lý nội dung

Hệ thống quản lý nội dung (CMS) có thể giúp bạn vừa thiết kế trang web, vừa quản lý tất cả các chức năng cơ bản và tạo ra một chiến lược để triển khai kế hoạch tăng hiệu quả. Phần mềm CMS rất tốt để đơn giản hóa các dịch vụ quản trị web, đòi hỏi một số kỹ năng lập trình nếu bạn muốn tự làm.

Cần chọn hệ thống quản lý nội dung phù hợp
Cần chọn hệ thống quản lý nội dung phù hợp

Các phương pháp hay nhất để chọn hệ thống quản lý nội dung:

  • Đừng quên bảo mật: Đảm bảo bất kỳ hệ thống quản lý trang web nào bạn có đều có các tính năng bảo mật tốt, chẳng hạn như tường lửa và mã hóa. 
  • Đảm bảo rằng nó có hỗ trợ tốt: Hãy tìm kiếm các tùy chọn phần mềm cung cấp hỗ trợ trực tiếp từ nhà phát triển để bạn có thể khắc phục sự cố và có khả năng điều chỉnh phần mềm để phù hợp hơn với tổ chức của bạn.

Bước 3: Tạo nội dung quản trị web

Nội dung rất quan trọng nếu bạn muốn trang web của mình tạo ra khách hàng tiềm năng và đó là một cách tuyệt vời để có được lưu lượng truy cập miễn phí. Bạn sẽ cần phải đưa ra một chiến lược nội dung chu đáo để hiểu khách hàng muốn gì ở bạn và cung cấp điều đó một cách thường xuyên. 

Các phương pháp hay nhất để tạo nội dung:

  • Hãy quan tâm đến SEO website: Tốt nhất là xác định các từ khóa mà khách hàng của bạn đang tìm kiếm và tạo các bài viết nhắm mục tiêu các cụm từ đó. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Keyword Planner hoặc Ahrefs để xác định chúng.
  • Nội dung phải hữu ích: Các thuật toán của công cụ tìm kiếm đã trở nên rất phức tạp trong những năm gần đây. Do đó, việc soạn thảo nội dung hữu ích, bám chắc từ khóa và bố trí từ khóa hợp lý để người dùng có thể tìm thấy được trang web của bạn.

Bước 4: Tìm kiếm sự trợ giúp

Bạn nên tìm kiếm những người khác để sản xuất nội dung trên trang web của mình. Phát triển các mối quan hệ đôi bên cùng có lợi trong thế giới kinh doanh có thể là một triển vọng phức tạp, nhưng bạn hoàn toàn xứng đáng để dành thời gian và nỗ lực để tạo ra chúng.

Tạo được nội dung hấp dẫn trên trang web và tối ưu từ khóa
Tạo được nội dung hấp dẫn trên trang web và tối ưu từ khóa

Bước 5: Giám sát lưu lượng truy cập

Khi lưu lượng truy cập di chuyển vào và ra khỏi trang web của bạn, khách truy cập đang tạo ra dữ liệu cực kỳ quan trọng. Và tốt hơn là bạn nên nắm bắt các phân tích tiếp thị này nếu không bạn đang bỏ lỡ các cơ hội chính để tăng hiệu quả và cuối cùng là tăng doanh thu. 

Các trang web như Google Analytics và Clicky rất tốt để theo dõi các số liệu quan trọng như tỷ lệ thoát, thời gian trên trang, v.v. Với dữ liệu này trong tay, bạn có thể trả lời các câu hỏi quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của bạn.

Bước 6: Thực hiện điều chỉnh quản trị web

Bạn nên dành thời gian thường xuyên để xem xét dữ liệu và suy nghĩ về một số điều chỉnh cho doanh nghiệp của mình. Hàng quý thường là thời điểm tốt để kiểm tra xem bạn đã hoạt động như thế nào và kiểm tra xem bạn có thể làm tốt hơn như thế nào. 

Các phương pháp hay nhất để thực hiện điều chỉnh:

  • Chấp nhận với sự thay đổi: Bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong thế kỷ 21, bất kể ngành nào, đều phải quen với sự thay đổi. Bạn cần cấu trúc doanh nghiệp của mình để có thể nhanh chóng điều chỉnh khi có dữ liệu mới.
  • Theo dõi đối thủ cạnh tranh của bạn: Nếu bạn nhận thấy đối thủ cạnh tranh của mình đã thực hiện một cách tiếp cận mới mạnh mẽ, có lẽ đã đến lúc đi sâu vào dữ liệu của riêng bạn để xem liệu bạn có đang bỏ sót điều gì không.

Không quên điều chỉnh hệ thống website
Không quên điều chỉnh hệ thống website

Chia sẻ cách quản trị web hàng ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm

Quản trị web giúp công ty bằng cách duy trì trang web và tăng cường sự hiện diện trực tuyến của công ty. Và dưới đây là các bước giúp bạn quản trị web hiệu quả theo từng mốc thời gian. 

Các bước quản trị web hàng ngày

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất khi quản lý trang web là đảm bảo trang web của bạn vẫn an toàn và tiếp tục tải nhanh để mang lại trải nghiệm người dùng tốt nhất có thể. Do đó, bạn sẽ cần phải cập nhật các công việc hàng ngày sau đây.

  • Sao lưu trang web: Việc làm này rất quan trọng vì nó cho phép bạn nhanh chóng trực tuyến trở lại trong trường hợp trang web của bạn hoặc máy chủ của bạn bị xâm phạm. 
  • Theo dõi thời gian hoạt động: Nếu bạn bắt đầu nhận thấy nhiều thời gian ngừng hoạt động, thì chắc chắn đã đến lúc bạn nên cân nhắc nâng cấp gói dịch vụ lưu trữ của mình hoặc chuyển đổi công ty lưu trữ.
  • Thực hiện báo cáo bảo mật hàng ngày: Với sự gia tăng của các mối đe dọa bảo mật trực tuyến và phần mềm độc hại, bạn cần cân nhắc sử dụng dịch bảo mật để đảm bảo các trang web bạn quản lý không có phần mềm độc hại. 

Công việc quản trị web cần được thực hiện liên tục và theo mốc thời gian cụ thể
Công việc quản trị web cần được thực hiện liên tục và theo mốc thời gian cụ thể

Các bước quản trị web hàng tuần

Các công việc quản trị web bên dưới nên được thực hiện hàng tuần: 

  • Kiểm tra cập nhật WordPress, chủ đề và plugin: Nhiệm vụ này phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài nhưng hãy đảm bảo áp dụng các bản cập nhật khi chúng được phát hành. Điều này sẽ giúp bảo vệ trang web của bạn khỏi các lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn.
  • Kiểm tra trang web trên các trình duyệt: Kiểm tra trang web của bạn trên các trình duyệt và kiểm tra không có vấn đề gì với bố cục hoặc định dạng là một bước khác để đảm bảo trải nghiệm người dùng tối ưu. 

Kiểm tra cập nhật WordPress, chủ đề và plugin là công việc cần thực hiện hàng tuần
Kiểm tra cập nhật WordPress, chủ đề và plugin là công việc cần thực hiện hàng tuần

Các bước quản trị web hàng tháng và hàng quý

Tiếp theo trong danh sách là các nhiệm vụ quản trị web hàng tháng và hàng quý.

  • Kiểm tra phân tích: Việc này sẽ giúp bạn phân tích xem khách truy cập đến từ nguồn lưu lượng nào, họ ở lại trang web trong bao lâu và trang nào được xem nhiều nhất.
  • Kiểm tra thời gian tải: Khi khách hàng của bạn bắt đầu thêm nhiều tệp phương tiện và nhiều plugin hơn, trang web của bạn có thể bị giảm tốc độ. Do đó, hãy kiểm tra thời gian tải để cải thiện, tối ưu hóa trang web và duy trì thời gian tải nhanh.
  • Kiểm tra các biểu mẫu: Mỗi tháng một lần, hãy truy cập trang web và điền, kiểm tra từng biểu mẫu để đảm bảo không có yêu cầu, liên hệ hoặc bán hàng bị mất do biểu mẫu không hoạt động.
  • Loại bỏ các chủ đề và plugin không được sử dụng: Khoảng 3 tháng một lần, hãy xóa các chủ đề và plugin không sử dụng. Đảm bảo hủy kích hoạt và xóa chúng để ngăn chặn lỗ hổng bảo mật và các vấn đề bảo mật.
  • Xác minh bản sao lưu: Các bản sao lưu là rất quan trọng khi nói đến quản lý trang web nhưng bạn phải đảm bảo rằng các bản sao lưu bạn thực hiện được lưu trữ đúng cách tại vị trí bạn đã chỉ định. 
  • Tối ưu hóa cơ sở dữ liệu: Theo thời gian, cơ sở dữ liệu có thể trở nên khá lớn do các bản nháp, bài đăng sửa đổi, nhận xét spam và hơn thế nữa. Vậy nên hãy lên lịch tối ưu hóa cơ sở dữ liệu thường xuyên ba tháng một lần để đảm bảo các trang web bạn quản lý tiếp tục hoạt động ở hiệu suất cao nhất.

Để quản trị web hiệu quả, cần cập nhật Copyright trong Footer
Để quản trị web hiệu quả, cần cập nhật Copyright trong Footer

Các bước quản trị web hàng năm

Cuối cùng, đây sẽ là các nhiệm vụ quản trị hệ thống website nên được thực hiện hàng năm.

  • Cập nhật Copyright trong Footer: Đảm bảo cập nhật thông tin bản quyền ở chân trang để phản ánh năm hiện tại. Nếu không, khách hàng tiềm năng sẽ không biết liệu bạn có còn kinh doanh hay không liên hệ với bạn.
  • Xem xét và đánh giá các plugin và chủ đề: Cuối cùng, bạn sẽ muốn xem qua các plugin đã cài đặt và đang hoạt động cũng như đánh giá mức độ hoạt động của chúng. Đảm bảo rằng chúng vẫn đang được phát triển và bảo trì tích cực và tìm các sản phẩm thay thế nếu bạn phát hiện ra một plugin đã bị bỏ rơi.

Với những thông tin trên, chắc hẳn bạn đọc đã có cái nhìn cơ bản về quản trị web. Công việc này có vẻ khó khăn nhưng một khi bạn biết những nhiệm vụ nào có liên quan và tần suất bạn nên thực hiện chúng như thế nào thì mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Đừng quên sử dụng các mẹo trong bài viết trên để quản lý website của bạn như một chuyên gia và đảm bảo trang web luôn hoạt động tốt nhất.


Bài viết liên quan