Bạn có biết: Cùng với CRM, ERP là 1 những hệ thống phần mềm được doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay? Dù vậy, tại Việt Nam, không phải ai cũng biết “ERP là gì?”. Nếu đang muốn tìm hiểu những vấn đề cơ bản nhất về ERP thì bài viết này sẽ đem đến cho bạn những thông tin “đắt” nhất. Chắc chắn sau khi theo dõi, bạn sẽ hiểu vì sao ERP lại được nhiều công ty tìm hiểu và sử dụng đến vậy.

ERP là gì? Tổng hợp lợi ích, hạn chế doanh nghiệp nên biết

ERP là gì? Hiểu đơn giản thì đó là phần mềm quản trị doanh nghiệp
ERP là gì? Hiểu đơn giản thì đó là phần mềm quản trị doanh nghiệp

ERP là gì?

Trước hết, hãy cùng định nghĩa “ERP là gì?”. ERP hay “Enterprise Resource Planning” nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” là cách gọi chung của hệ thống phần mềm được xây dựng nhằm phục vụ công việc hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp với những công việc như sau:

  • E-Enterprise: Kết nối, đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật thông tin theo thời gian thực, thực hiện tự động, giảm sai sót khi xử lý nghiệp vụ.
  • R-Resource: Tận dụng hiệu quả toàn bộ tài nguyên của công ty – nhất là nguồn nhân lực.
  • P-Planning: Hỗ trợ lên kế hoạch, xây dựng quy trình nghiệp vụ đối với sản xuất, kinh doanh. ERP vạch ra hướng đi cho doanh nghiệp thông qua việc tính toán, dự báo những khả năng có thể phát sinh trong tương lai.

Thách thức chung của mọi công ty, tổ chức hiện nay là làm sao để lưu trữ, truy cập thông tin, sử dụng tài nguyên doanh nghiệp hiệu quả từ đó tối ưu hoá việc quản lý doanh nghiệp và có được lợi thế cạnh tranh vượt trội. ERP liên kết toàn bộ thông tin, ứng dụng, các module chức năng phục vụ từng bộ phận trong doanh nghiệp. Hệ thống này cung cấp cho người lãnh đạo cái nhìn tổng quan, toàn diện về nguồn lực của công ty.  

ERP là gì? Đó là mô hình công nghệ all-in-one tổng hợp nhiều công cụ quản lý
ERP là gì? Đó là mô hình công nghệ all-in-one tổng hợp nhiều công cụ quản lý

Phần mềm ERP là tổng hợp các công cụ quản lý quy trình kinh doanh, quản lý thông tin trong 1 tổ chức. Hiểu đơn giản thì hệ thống này tiếp nhận, xử lý dữ liệu nội bộ nhằm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty. Hệ thống phần mềm thông minh này đề ra phương án sử dụng tài nguyên tối ưu cho doanh nghiệp. Chính vì thế mà ERP được coi là mô hình công nghệ all-in-one.

Ví dụ, dựa trên dữ liệu thực tế về năng suất, tiến độ được nhập vào, ERP tính toán và đưa ra kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu hợp lý nhằm hạn chế nguyên vật liệu tồn kho lớn gây đọng vốn.

Một số đặc điểm chính của ERP

Một số nội dung trên chắc hẳn đã phần nào giúp bạn hiểu “ERP là gì?”. Hãy nắm thêm những đặc điểm chính sau đây, bạn sẽ hiểu rõ hơn thế nào là 1 hệ thống ERP hiệu quả.

Khả năng kết nối và đồng bộ

Trước hết, hệ thống ERP cần đảm bảo khả năng kết nối với mọi phòng ban cũng như quy trình sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng này được đánh giá trên 3 khía cạnh:

  • Kết nối IT: Đồng bộ kết nối và duy trì kết nối ổn định giữa phần mềm và phần cứng.
  • Phối hợp các phòng ban: 2 hay nhiều phòng ban riêng biệt được liên kết hiệu quả.
  • Hoạt động của doanh nghiệp: Đảm bảo kết nối, phối hợp giữa các quy trình trong doanh nghiệp.

Màn hình quản lý của 1 phần mềm ERP cho thấy quá trình quản lý được đồng bộ
Màn hình quản lý của 1 phần mềm ERP cho thấy quá trình quản lý được đồng bộ

Sự linh hoạt

Tính linh hoạt thể hiện ở khả năng thay đổi, cập nhật thông tin kịp thời, nhanh chóng theo thời gian thực. Hệ thống ERP hoạt động hiệu quả hạn chế tối đa độ trễ thông tin khi vận hành. Cơ sở dữ liệu của hệ thống cho phép chỉnh sửa, điều chỉnh thiết kế sao cho phù hợp với từng doanh nghiệp (Open-source).

So sánh ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ

Vì có chức năng quản lý nên nhiều người sẽ đặt ERP lên bàn cân so sánh với những phần mềm quản lý đơn lẻ khác. Tiêu biểu ở đây chính là các phần mềm phục vụ kế toán, bán hàng, quản lý nhân sự, …

ERP tích hợp và toàn diện hơn so với các phần mềm đơn lẻ
ERP tích hợp và toàn diện hơn so với các phần mềm đơn lẻ

Khác biệt rõ nhất ở đây chính là sự tích hợp. Việc chuyển thông tin trong các phần mềm đơn lẻ thường rất khó kiểm soát và kém bảo mật khi diễn ra thủ công qua việc sao chép, gửi file, thư mục qua email hay USB. Trong khi đó, ERP là 1 phần mềm duy nhất cung cấp đầy đủ tất cả các chức năng riêng lẻ và sử dụng 1 ngôn ngữ dữ liệu chung. Chính vì thế mà việc chia sẻ, sử dụng dữ liệu giữa các bộ phận nhanh chóng, an toàn và bảo mật hơn.

Không những thế, các module đặc dụng cho từng bộ phận của ERP có quy trình xử lý chuyên nghiệp. ERP mô phỏng hoạt động, thu thập thông tin chi tiết theo từng bước từ nhiều quy trình khác nhau từ đó đẩy mạnh hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

Lợi ích của ERP trong doanh nghiệp

Lợi ích tích cực chính là lí do vì sao doanh nghiệp đã hiểu “ERP là gì?” nên tham khảo và triển khai hệ thống này.

Đáp ứng nhu cầu chung của nhân viên

Cốt lõi của ERP là giảm thiểu quy trình thủ công bằng tự động hóa, cấp quyền truy cập thông tin cho nhân viên. Từng nhân viên được chia sẻ thông tin cơ bản, cần thiết, phục vụ công việc của mình như: Bộ phận làm việc, bảng chấm công, lương thưởng, kho tài liệu (quy định công ty, tài liệu đào tạo, mẫu hợp đồng,…). Việc phân quyền truy cập giúp kiểm soát tài liệu quan trọng và theo dõi công việc hiệu quả.

Xác định rõ quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu suất sản xuất

Muốn triển khai ERP thành công, quy trình kinh doanh phải liền mạch, phân chia công việc phải thật sự rõ ràng, không rối rắm. Chuẩn hóa quy trình kinh doanh với hệ thống ERP để đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu. Kế hoạch này tận dụng hết công suất của máy móc và công sức lao động của công nhân, tránh tình trạng tính toán sai và thắt cổ chai kế hoạch sản xuất.

Hệ thống này cung cấp đầy đủ thông tin, xác định, tối ưu quy trình, hạn chế sai sót trong quản lý
Hệ thống này cung cấp đầy đủ thông tin, xác định, tối ưu quy trình, hạn chế sai sót trong quản lý

Cải thiện việc xử lý đơn hàng

ERP tham gia vào toàn bộ quá trình từ khi nhận đơn hàng, xuất kho cho đến khi ghi nhận doanh thu. Thông tin được nhập vào đầy đủ, chính xác và đồng bộ nhờ sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận. Các thông tin liên quan đến khách hàng như: hạn mức tín dụng, lịch sử mua bán được lưu trữ và kết hợp, đồng bộ với lượng hàng tồn kho, lịch trình giao hàng … Tất cả tối ưu và hoàn thiện việc xử lý đơn hàng.

Hạn chế sai sót khi nhập dữ liệu

Sai sót là điều hoàn toàn có thể xảy ra khi chuyển dịch dữ liệu theo cách thủ công. Ví dụ, hoá đơn “16 đơn hàng” từ phòng kinh doanh có thể bị bên kế toán nhập thành “10 đơn hàng” do nét chữ trong hoá đơn không rõ ràng. Tất cả sai sót đều ảnh hưởng đến việc kinh doanh cũng như danh tiếng của doanh nghiệp. Tình trạng này sẽ được giảm thiểu khi các phòng ban có thể chia sẻ tài liệu và thông tin với nhau.

Nghiệp vụ kế toán tin cậy

Module kế toán trong ERP được thiết kế theo quy chuẩn quốc tế và ngày 1 thích ứng với quy chuẩn kế toán Việt Nam. Chính vì thế mà việc sử dụng ERP giảm thiểu nhầm lẫn trong hạch toán thủ công.

Hạn chế của ERP

Dù mang trong mình nhiều lợi ích nhưng ERP không thể hoàn hảo 100%. Khi triển khai ERP, doanh nghiệp không chỉ cần hiểu “ERP là gì?” mà cần hiểu và sẵn sàng chấp nhận những hạn chế sau:

Chi phí triển khai lớn

Bởi tính đồng bộ và quy mô nên việc triển khai ERP là khoản chi lớn của doanh nghiệp. Muốn sử dụng ERP có bản quyền, kinh phí bỏ ra là có thể lên đến hàng trăm triệu đồng. Rõ ràng, chi phí trả trước cao là điều khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lo ngại. Giải pháp cho vấn đề này là sử dụng điện toán đám mây (Cloud ERP) cho phép thanh toán theo từng tháng.

Thời gian và nhân lực triển khai

Để ERP đi vào hoạt động hiệu quả thì bên cung ứng cũng như việc làm quen của nhân sự bên doanh nghiệp cần diễn ra đồng thời. Quá trình này đòi hỏi khá nhiều thời gian. Nếu không được theo dõi sát sao, việc triển khai có thể tiêu tốn gấp 4 lần so với chi phí đầu tư ban đầu. Khi đó, lộ trình không phù hợp cùng việc đầu tư, nâng cấp hệ thống không chính xác có thể khiến chỉ số ROI giảm thấp đáng lo ngại.

Hiểu ERP là gì nhưng việc chọn phần mềm nào, triển khai ra sao mới là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm
Hiểu ERP là gì nhưng việc chọn phần mềm nào, triển khai ra sao mới là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm

Dù vậy, có thể khẳng định chắc chắn rằng ERP đã và sẽ tiếp tục là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trong thời gian sắp tới. Nhất là trong môi trường cạnh tranh ngày 1 khốc liệt, nhu cầu tối ưu quản lý, quản trị nguồn lực trở thành mối quan tâm hàng đầu của không ít nhà quản lý.

Bài viết trên mong có thể giúp bạn hiểu “ERP là gì?”. Như đã nói phía trên, vì là hệ thống phần mềm nên ERP được nhiều công ty xây dựng và cung cấp. Nếu muốn triển khai ERP, bạn cần đầu tư tìm hiểu về từng sản phẩm trên thị trường. Đừng quên tận dụng những chia sẻ của chúng tôi để có đánh giá và lựa chọn phù hợp nhất nhé. VSM chúc bạn tìm được quyết định phù hợp và sáng suốt nhất theo nhu cầu của mình.


DỊCH VỤ BACKLINK

DỊCH VỤ TRAFFIC USER

DỊCH VỤ SEO

CÙNG CHUYÊN MỤC