Phiếu xuất kho là gì? Tác dụng của phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?

Phiếu xuất kho là gì? Tác dụng của phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?

Phiếu xuất kho được cho là một loại chứng từ không thể nào thiếu được của những đơn vị sản xuất, kinh doanh buôn bán. Chiếc phiếu này được sử dụng như thế nào, nó có tác dụng gì và có mấy loại chứng từ xuất kho? Điều bạn muốn biết chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết ngay sau đây.

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là một loại chứng từ được lập ra để theo dõi chi tiết các loại vật tư, công cụ, hàng hóa trong nhà kho. Trong tiếng Anh chứng từ xuất kho được gọi là Delivery bill có nghĩa là phiếu chuyển hàng đi. Loại chứng từ này có tác dụng giúp người quản lý kho theo dõi được số lượng hàng hóa xuất ra ở trong kho.

Chứng từ xuất kho được dùng để theo dõi chi tiết lượng hàng hóa, công cụ, vật tư xuất ra ở trong kho

 Chứng từ xuất kho được dùng làm căn cứ để kế toán công ty hạch toán chi phí sau này. Đây cũng là chứng cứ để phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát mức tiêu hao vật tư ở doanh nghiệp sản xuất.

Các loại phiếu xuất kho

Theo thông tư 200 hoặc quyết định 48 của nhà nước thì phiếu xuất kho gồm có 3 liên: 

• Liên 1 được lập và lưu ở bộ phận lập phiếu thường là ở nhà kho.
• Liên 2: Liên 2 được người quản lý kho lưu vào thẻ kho và chuyển cho kế toán để nhập vào phần mềm, sổ sách kế toán.
• Liên 3 : Được giao cho người nhận hàng hóa, vật tư.

Tác dụng của chứng từ xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng để giám sát các vật tư ra vào kho mà còn được sử dụng như một chiếc phiếu điều chuyển nội bộ. Mẫu phiếu này được lập ra để thực hiện nhiệm vụ xuất kho kết hợp với vận chuyển nội bộ của doanh nghiệp. Trên chiếc phiếu này cần ghi rõ tên của tổ chức, người lập phiếu, người vận chuyển hàng hóa, phương tiện vận chuyển và thông tin nhập hàng ở kho nào. 

Chứng từ xuất kho được dùng để làm căn cứ để kế toán công ty hạch toán chi phí

Chứng từ xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ thì ngoài việc quản lý nội bộ thì còn giúp hợp thức hóa việc vận chuyển hàng hóa trên đường đi. Chứng từ này còn được sử dụng để xác minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, nguyên liệu được vận chuyển.

Các doanh nghiệp khi muốn vận chuyển hàng hóa, vật tư từ kho này sang kho khác trong công ty thì ở phần đơn giá sẽ ghi giá vốn của sản phẩm. Thông thường với hàng hóa vận chuyển nội bộ thì các doanh nghiệp chỉ ghi số lượng mà không cần phải ghi giá thành của sản phẩm.

Với một số doanh nghiệp tính giá thành sản phẩm theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ thì trên phiếu xuất kho cũng không thể ghi giá chính xác. Trên chứng từ xuất kho nội bộ, doanh nghiệp không nhất thiết phải ghi đầy đủ các chi tiêu. Nhưng các cột số lượng, đơn giá, thành tiền. 

Chứng từ xuất kho được lập thành 3 liên

Để sử dụng chứng từ xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ thì doanh nghiệp phải đăng ký phát hành. Việc sử dụng loại chứng từ này cần phải được báo cáo với cơ quan thuế giống như hóa đơn.

Những điều cần lưu ý khi lập chứng từ xuất kho

Khi lập chứng từ xuất kho bạn cần lưu ý đến những vấn đề sau đây:

• Phải ghi đầy đủ tên của đơn vị và bộ phận xuất kho ở góc bên trái của phiếu. Chứng từ xuất kho có thể lập cho nhiều vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm khác nhau. Và các vật tư, công cụ, dụng cụ này có thể dùng chung cho 1 mục đích hoặc cho 1 đối tượng hạch toán chi phí. 
• Phải ghi rõ họ tên người nhận hàng, tên đơn vị ( bộ phận) và ngày, tháng. năm. Lý do xuất kho vật tư, hàng hóa và nơi xuất vật tư, dụng cụ, hàng hóa….
• Chứng từ xuất kho sẽ được quản lý ở bộ phận kho, hay bộ phận quản lý tùy theo từng doanh nghiệp. Chứng từ được lập thành 3 liên.

Sau khi lập lập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng cần phải ký tên và chuyển cho giám đốc/ người được ủy quyền ký duyệt chứng từ xuất kho. Chữ ký cần ghi rõ họ tên ở bên dưới. Liên 3 giao cho người nhận hàng, người nhận hàng sẽ cầm phiếu này xuống kho để nhận sản phẩm, hàng hóa. 

Trên chứng từ xuất kho cần ghi rõ tên của công ty, bộ phận xuất hàng hóa, vật tư

Sau khi xuất kho, thủ kho sẽ ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng loại hàng hóa, vật tư. Nhớ ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, thủ kho và người nhận hàng cũng cần phải ký và ghi rõ họ tên trên phiếu xuất.

Phiếu xuất kho là gì, loại phiếu này được sử dụng như thế nào, nó có tác dụng gì với doanh nghiệp. Tất cả những điều bạn muốn biết chúng tôi đã chia sẻ rất chi tiết trên đây. Khi lập phiếu nhớ ghi đầy đủ những thông tin cần thiết đặc biệt những người có liên quan cần phải ký và ghi rõ họ tên. Đừng quên ghi rõ ngày, tháng, năm trên chứng từ xuất kho.