PO chính là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây chính là loại tài liệu thương mại được người gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho khách hàng.

PO là gì? Những quy tắc để sử dụng và quản lý PO hiệu quả nhất✔️ | PO chính là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây chính là loại tài liệu thương mại được người gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho khách hàng.

PO chính là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây chính là loại tài liệu thương mại được người gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho khách hàng. | PO là gì? Những quy tắc để sử dụng và quản lý PO hiệu quả nhất

PO là gì? Những quy tắc để sử dụng và quản lý PO hiệu quả nhất

PO là từ viết tắt của Purchase Order. Đây chính là khái niệm không quá xa lạ đối với các cá nhân và tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Nhưng trên thực tế thì PO là gì và PO có ý nghĩa như thế nào đối với các hoạt động thương mại. Hãy cùng VSM tìm hiểu về PO qua bài viết dưới đây.

PO là gì?

PO chính là đơn đặt hàng

PO chính là một khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một loại tài liệu thương mại điện tử được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép người dùng mua hàng. Đơn đặt hàng PO chính là một loại hợp đồng ràng buộc chính thức để khách hàng có thể mua hàng hóa hay dịch vụ.

PO phải bao gồm tất cả các chi tiết về các loại giao dịch của doanh nghiệp. Chúng bao gồm giá trên mỗi sản phẩm mà 2 bên mua bán đã đàm phán mua theo số lượng của từng mặt hàng mà khách hàng mua bao gồm kiểu dáng và màu sắc.

Các đơn đặt hàng PO hiện đang được hình thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn hàng được đặt sẽ được đánh số duy nhất để doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản thanh toán một cách dễ dàng và khớp với hồ sơ vận chuyển.

Ý nghĩa của PO

Hóa đơn trong PO đầy đủ tính pháp lý

PO là một chứng từ quan trọng và mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. PO được xem là một loại tài liệu được sử dụng để kiểm tra cũng như để đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng.

Bạn có thể thấy các loại hợp đồng sau khi đã được viết thì 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm các loại số lượng hàng hóa, giá cả cũng như điều khoản và tình trạng thanh toán kèm theo nhiều điều kiện khác. Mục đích chính của PO chính là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hằng ngày trở nên thuận tiện hơn.

PO cho phép khách hàng khi mua hàng có thể làm rõ mọi nhu cầu và mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Cả 2 bên có thể sử dụng chúng trong các trường hợp đơn đặt hàng không được giao đúng thời gian như đã trao đổi trong PO.

PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có các loại hợp đồng chính thức. Khi đó, PO có thể trở thành một loại tài liệu mang tính pháp lý cao khi được nhà cung cấp chấp nhận chúng.

Các thông tin khác về PO

Những nội dung có trong PO

Để đảm bảo được tính rõ ràng và dễ hiểu nhất cũng như có đầy đủ các loại thông tin cần thiết trong quá trình đặt và mua hàng.PO sẽ được bao gồm các loại yếu tố cơ bản như sau:

Số PO
Ngày thiết lập PO
Có thông tin người bán/ người mua.
PIC trong PO
Phần mô tả hàng hóa và sản phẩm
Số lượng hàng hóa, sản phẩm mua
Các thông số kỹ thuật của sản phẩm
Đơn giá
Tổng giá trị hợp đồng
Các điều khoản phải thanh toán
Điều kiện khi giao hàng
Các loại điều kiện đặc biệt như Discount,...
Chữ ký của các bên mua và bán.

Phân biệt Invoice và PO

Có rất nhiều người thường hay nhầm lẫn giữa Invoice và PO. Bởi chúng đều là hóa đơn và các loại chứng từ được xuất khi mua các sản phẩm hàng hóa. Những ý kiến cho rằng PO là một loại hóa đơn và 2 khái niệm này hoàn toàn không giống nhau và được nhận định rõ ràng quan một số vấn đề như sau:

Đơn đặt hàng (PO) sẽ được các bên mua hàng chuẩn bị khi muốn đặt các loại hàng hóa và dịch vụ. Trong đó, các loại hóa đơn lại được tạo bởi các bên bán hàng và có mục đích lưu trữ các giao dịch mua và bán cũng như các yêu cầu thanh toán khi khách hàng đặt hàng.
Đơn hàng sẽ được gửi cho nên bán và hóa đơn sẽ được gửi lại cho bên mua. Nói một cách dễ hiểu hơn như khi bạn mua hàng trên sàn thương mại điện tử sẽ có thông tin đơn hàng.
PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng và hóa đơn sẽ được khởi tạo khi bên mua thực hiện thành công việc mua hàng. Các loại hóa đơn sẽ được xuất một cách tự động và quản lý các loại công nợ trên phần mềm.
PO sẽ yêu cầu khách hàng nắm rõ các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm và dịch vụ. Trong đó thì các loại hóa đơn sẽ được dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chúng.

Làm như nào để quản lý PO hiệu quả nhất

PO hiện nay là một trong số những chứng từ quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Cho nên, việc quản lý PO đúng cách là một yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

Phần hồ sơ nhà cung cấp cần phải đảm bảo được tính rõ ràng và dễ tiếp cận. Điều này giúp cho việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Việc tạo dựng và hạn chế các chi phí liên quan tới ngân sách nhằm phân loại các sản phẩm dịch vụ để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách các khoản mua thành nhiều mục.

PO sẽ dựa trên các phần báo cáo bán hàng trên phần mềm. Bạn cũng có thể dựa vào phần mềm để đánh giá các hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo nhà cung cấp. Từ đó bạn có thể theo dõi nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch phù hợp.